Nhận thức tầm quan trọng của công tác lưu trữ, thời gian qua, công tác lưu trữ ở Viện kiểm sát nhân dân tỉnh và một số Viện kiểm sát cấp huyện đã được quan tâm, bố trí phòng lưu trữ, bố trí cán bộ, đầu tư mua sắm giá, cặp, hộp tài liệu. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh đã tăng cường kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện công tác lưu trữ tại Viện kiểm sát các huyện, thành phố nên công tác lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực, một số đơn vị đã có nhiều cố gắng, lập hồ sơ nộp lưu hàng năm, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lập danh mục tài liệu theo đúng quy định của Ngành, thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác dữ liệu. Công tác lưu trữ đã phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng tài liệu, dữ liệu phục vụ báo cáo tổng kết công tác theo yêu cầu của Viện kiểm sát tối cao. Đặc biệt trong năm 2012 có 01 cá nhân và tập thể Văn phòng tổng hợp Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Lạng Sơn đã được Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao tặng Bằng khen vì đã có thành tích xuất sắc trong công tác lưu trữ. 

                  Hồ sơ lưu trữ ở Viện KSND tỉnh được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng

     Tuy nhiên, công tác lưu trữ ở một số đơn vị vẫn nhiều hạn chế: có đơn vị chưa bố trí phòng để lưu trữ, hồ sơ tài liệu của những năm trước không được bảo quản, không được sắp xếp, phân loại theo font tài liệu; việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ lưu trữ không đúng quy định. Công tác lưu trữ ở một số đơn vị thời gian qua chưa thực hiện đúng quy định do nhiều nguyên nhân. Trước hết là do lãnh đạo một số đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ, nhận thức về công tác lưu trữ chưa đầy đủ, điều kiện trụ sở một số đơn vị chật hẹp, không đủ để bố trí một phòng lưu trữ riêng, cán bộ làm công tác lưu trữ ở Viện Kiểm sát các huyện, thành phố hầu hết là kiêm nhiệm, không có chuyên môn về lưu trữ, tinh thần trách nhiệm chưa cao, mặt khác sự phối hợp giữa các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận lưu trữ chưa được chặt chẽ.

                                                    Cán bộ lưu trữ tra cứu tài liệu

     Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở Viện kiểm sát hai cấp, trong thời gian tới cần thực hiện tốt một số nội dung như sau:

     Thứ nhất: Lãnh đạo các đơn vị tiếp tục phổ biến, quán triệt đến toàn thể cán bộ nắm vững các các quy định của Nhà nước, của Ngành về lưu trữ như: Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Quy chế số 75/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2008 của Viện trưởng Viện Kiểm sát tối cao về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân để nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của công tác lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, kiểm sát viên.

     Thứ hai: Lãnh đạo các đơn vị quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ như bố trí cán bộ, có các biện pháp động viên khuyến khích cán bộ làm công tác lưu trữ; tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thực hiện việc nộp lưu hồ sơ đúng quy định của Ngành. Chú trọng việc mua, trang bị và bố trí phòng làm kho lưu trữ, mua giá, cặp, hộp tài liệu, sắp xếp tài liệu, hồ sơ theo trình tự thời gian, theo hồ sơ vụ, việc.v.v

     Thứ ba: Cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác lưu trữ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm, giành thời gian nghiên cứu các tài liệu hướng dẫn, quy chế về công tác lưu trữ, phối hợp chặt chẽ với các bộ phận nghiệp vụ, cán bộ văn thư của đơn vị, kịp thời sắp xếp, phân loại tài liệu để nộp lưu hàng năm, lập danh mục tài liệu để quản lý và phục vụ cho việc khai thác, tra cứu.

     Thứ tư: Tổ chức tập huấn về công tác lưu trữ, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ của Viện kiểm sát cấp trên đối với Viện kiểm sát cấp dưới. Đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý lưu trữ.

     Công tác lưu trữ ở Viện kiểm sát hai cấp được tổ chức tốt sẽ giúp cho việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu của các khâu công tác, cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ, kiểm sát viên trong quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, cán bộ làm công tác lưu trữ ở các đơn vị cần nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ, nắm vững các quy định của Ngành để làm tốt công tác chuyên môn.

Phạm Quyết Thắng - VPTH